PLAN ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización
La primera fase del proyecto consiste en asegurar que cubrirá de manera efectiva
las necesidades de la organización, y conocer esta suficientemente para poder determinar posteriormente sus requisitos de los sistemas de información.
En primer lugar se debe validar el plan de proyecto, para asegurar que sus
objetivos cubren las expectativas y necesidades de la organización, y también
asegurar que la planificación y organización del proyecto serán efectivas.
Una vez iniciado el proyecto, se deberá acceder a la información necesaria de la
organización que permita conocer su estrategia, planificación de las diferentes
áreas, visión del mercado y de la competencia, etc.
2. Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información
La segunda fase del proyecto, una vez identificado el contexto y la estrategia de la
organización, es determinar cuáles son los los requisitos concretos de negocio a los
que pueden contribuir los sistemas de información.
Para identificar dichos requisitos con una visión amplia y estratégica, deben
revisarse las necesidades del negocio desde varios niveles del análisis. Moviéndonos
del nivel más estratégico al más centrado en la organización tenemos, los
siguientes modelos de análisis:
Modelo DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades)
Requisitos de contexto y operativos
Modelo de componentes de negocio
En este resúmen del artículo se detalla el modelo de componentes de negocio, por
ser probablemente el menos conocido en cuanto a determinación de requisitos de
negocio.
Este modelo1 fue creado por IBM y ofrece una visión sencilla e integrada de las
actividades de negocio, en una única página. Esta visión permite conocer, evaluar e
identificar necesidades de desarrollo a nivel de negocio y de los sistemas de
información.
Las columnas representan las competencias de la organización, mientras que las
filas representan sus niveles. Cada componente tiene un propósito para la
organización y aporta unos servicios al resto de componentes. Para ello realiza una
serie de actividades, consume unos recursos y requiere de un gobierno para su
correcto desarrollo.
Al revisar el resultado obtenido de cada componente se pueden identificar mejoras
necesarias en cualquiera de sus dimensiones, que pueden ser desarrolladas como
requisitos para los sistemas de información.
3. Determinar el estado actual de los sistemas de información
Una vez se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la siguiente
fase es determinar el estado actual de los sistemas de información, para poder
analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido.
La determinación del estado de los sistemas de información debería realizarse
respecto a sus tres aspectos básicos, que son:
Estado de la infraestructura técnica
Estado de las aplicaciones
Estado de la organización y de los procesos
4. Análisis de los sistemas de información
Una vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas de
información y determinado el estado actual de estos, se debe realizar su análisis
para identificar cuáles son los puntos fuertes a mantener y las debilidades a
mejorar.
Para ello puede realizarse un análisis a los siguientes cuatro niveles:
Análisis estratégico de los sistemas de información
Benchmarking de las prácticas de la competencia y del estado de la industria IT
Soporte ofrecido a los compontes de negocio
Evaluación de coste/beneficio de las aplicaciones y los sistemas
El análisis identificará acciones de mejora, determinadas en base a las
oportunidades de mejora identificadas anteriormente, y se agruparan en los tres
aspectos de los sistemas de información anteriormente vistos:
Aplicaciones
Infraestructura
Organización y procesos
Para cada oportunidad debe cualificarse para poder decidir su viabilidad y priorizar
la inversión de recursos. Esta cualificación se puede realizar estimando las partes
afectadas los diferentes aspectos de la oportunidad como:
Valor aportado a la organización como la mejora de productividad, ahorro de
costes, nuevos ingresos aportados, etc.
Recursos necesarios para su implementación, tanto humanos como materiales y
presupuestarios. Se debe estimar también los recursos asociados al
mantenimiento.
Riesgos posibles
Dependencias con otras iniciativas
5. Definir la estrategia y plan de sistemas de información
La última fase de un proyecto de planificación estratégica de sistemas es la
definición de la estrategia y plan de sistemas.
En base a las necesidades estratégicas, se identificarán los objetivos estratégicos y
bajo estos se agruparán las acciones de mejora identificadas y cualificadas.
Para que dichos objetivos sean efectivos, se recomienta que cumplan las
propiedades “SMART”, que son:
Específicos (Specific): deben ser concretos para comunicarlos efectivamente.
Medibles (Measurables): deben poderse medir para poder comprobar en que
grado se están alcanzando.
Conseguibles (Achiveable): deben ser posibles de conseguir, en caso contrario
producirán confusión y frustración.
Realistas (Realistic): deben ser conseguibles con los recursos que se van a
destinar.
Acotados en el tiempo (Time-bound): ¿cuáles son los plazos para su
cumplimiento esperado?
Típicamente estos objetivos se fijan en periodos multianuales, pero dada la rápida
evolución de la tecnología y de las organizaciones, se recomienda establecer la
mayoría de los objetivos en periodos de 3 o 5 años como máximo.
Los objetivos, que agrupan oportunidades de mejora, deben categorizarse en:
Objetivos para la arquitectura funcional de los sistemas de información (mapa
funcional de aplicaciones)
Objetivos para la arquitectura de la infraestructura tecnológica
Objetivos para la apertura de los sistemas a Internet (e-business)
Objetivos para la transformación de la organización de sistemas de información
y su relación con el resto de la empresa, como p.e.:
Establecer un modelo de gestión del servicio (p.e. ITIL o ISO20000)
Establecer un proceso de gestión de la demanda y del portfolio
Establecer modelos para la gestión de los proyectos, de la seguridad, etc.
Una vez definida la estrategia de los sistemas, y conocidas las oportunidades de
mejora, se tienen todos los elementos necesarios para redactar el plan de sistemas.
La estructura básica del documento de plan de sistemas es:
Hoja de ruta o cronograma del portfolio de proyectos de transformación, que
incluyen los relativos a la infraestructura, a las aplicaciones y a la organización.
Plan de transformación de la organización de sistemas de información.
Plan de riesgos tecnológicos y organizativos.
Caso de negocio y plan financiero que contemple las inversiones iniciales y el
gasto correspondiente al mantenimiento.
Plan de comunicación.
Plan de despliegue.
6. Desarrollar el programa de despliegue
Una vez finalizado y aprobado el plan estratégico de sistemas, se debe desplegar y
ello se planifica y gestiona de manera similar a cualquier otro programa o proyecto
grande.
El primer paso es lanzar el proyecto, obteniendo la aprobación de un miembro de la
dirección con la autoridad necesaria para comprometer los recursos necesarios para
su ejecución. Habitualmente suele ser el director de sistemas de información u otro
ejecutivo.
El siguiente paso es constituir un comité de dirección que incluya a las personas con
la autoridad necesaria sobre el resto de áreas afectadas, y nombrar a un director de
proyecto que realice el plan de proyecto y ejecute posteriormente las funciones de
coordinación, seguimiento y control.
Una vez lanzado el programa, se le dará seguimiento por parte del comité de
dirección, típicamente con una periodicidad trimestral, observando el avance de los
proyectos planificados, modificando las prioridades o la planificación de la cartera
de proyectos, o facilitando las acciones correctivas necesarias en base a eventuales
problemas o restricciones aparecidos.
Otras funciones de dirección del programa estratégico de sistemas, a nivel de
planificación de carácter anual, son la presupuestación y la asignación de funciones
tanto a la organización interna como a los proveedores que cubren funciones
externalizadas.
Referencias:
